IBD

FAKTOR – FAKTOR HAMBATAN ORGANISASIONAL

Status seseorang dalam organisasi terutama tergantung prestise yang berhubungan dengan posisi yang dia duduki. Kenyataan menunjukan bahwa :

1.    Pada umumnya orang – orang lebih senang mengarahkan komunikasi mereka ke individu – individu  yang statusnya lebih tinggi.

2.    Orang – orang dengan status lebih tinggi pada umumnya lebih banyak berkomunikasi satu dengan yang lain daripada dengan orang – orang yang berstatus lebih rendah.

3.    Semakin lebar perbedaan status, semakin besar kecenderungan bahwa informasi akan mengalir melalui orang – orang yang berstatus lebih tinggi ke orang – orang yang statusnya lebih rendah.

4.    Orang – orang berstatus tinggi pada umumnya mendominasi pembicaraan.

5.    Orang – orang dengan status rendah sering berupaya untuk mendapatkan perhatian.

Transmisi hirarkis, perbedaan hirarkis merupakan aspek struktural pokok pengembangan suatu organisasi. Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan – kegiatan tetapi juga karena sangat diperlukan untuk komunikasi. Tetapi, walaupun transmisi hirarki dibutuhkan hal ini menimbulkan berbagai kesulitan komunikasi. Sebagai contoh, semakin banyak tingakatan yang dilalui suatu informasi (berita). Semakin lama waktu yang diperlukan untuk sampai ke tempat tujuan dan semakin kecil kemungkinan ketepatanya.

Di samping faktor - faktor yang berkaitan baik dengan efisiensi maupun efektifitas aliran informasi vertikal, proses-proses individual tertentu juga mengubah transmisi informasi hirarkis. Secara ringkas distorsi distorsi yang timbul dalam hal ini adalah :

1.    Penyingkatan (condensation). Penelitian menunjukan bahwa para penerus berita sering cenderung mengubah isi berita. Dengan menyampaikan hanya  pokok-pokok berita (tidak terperinci seperti yang mereka terima). Proses penyingkatan mungkin terjadi dalam bentuk pemadatan berita. March dan Simon menyebut proses pengeditan ini dengan istilah uncertainty absorption.

2.    Closure, para penerima berita yang mendua (membingungkan) cenderung untuk melengkapinya, atau menutup kekurangan-kekurangan informasi yang mereka transmisikan. Sebagai contoh, bila suatu berita dari suatu kantor pusat perusahaan diterima oleh kantor cabang bahwa pimpinan akan datang minggu depan untuk inspeksi rutin, berita tersebut mungkin disampaikan oleh penerus berita ke para staff kantor cabang bahwa bapak direktur mungkin akan melakukan inspeksi kejutan minggu depan.

3.    Pengharapan (expectation). Penerus informasi sering membelokkan komunikasi ke arah yang sesuai dengan sikap – sikap dan pengharapan – pengharapan mereka sendiri. Suatu berita yang mengalir ke atas atau ke bawah canderung bias.

4.    Asosiasi. Penelitian lebih lanjut menunjukan bahwa peristiwa – peristiwa atau akibat – akibat terjadi bersama di masa lalu, maka peristiwa – peristiwa tersebut sering dihubungkan satu dengan yang lain pada hari hari berikutnya.

Distorsi – distorsi ini menyebabkan adanya perincian – perincian selektif terntentu dalam suat berita yang dipertahankan (dipertajam) dan perincian perincian selektif  tertentu yang dihilangkan (diperhalus). Ukuran kelompok, berdasarkan penelitian, semakin besar ukuran kelompok, akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.

     Kendala – kendala ruangan. Karakteristik-karakteristik fisik ruangan (tempat) pekerjaan dilaksanakan biasanya akan berbeda dengan tempat pekerjaan yang lain. Persyaratan persyaratan ruangan seperti ini akan membatasi kuantitas dan kualitas suatu komunikasi diantara para anggota kelompok kerja. Semakin jauh antar lokasi kerja, akan semakin berkurang arus komunikasi yang terjadi.

FAKTOR – FAKTOR HAMBATAN TEKNOLOGIS

     Bahasa dan pengertian, salah satu hambatan terbesar terhadap akurasi komunikasi adalah anggapan bahwa kata – kata yang sama mengandung pengertian yang sama. Kata – kata yang digunakan dalam suatu berita jarang mempunyai pengertian yang tepat sama baik bagi pengirim dengan penerima berita. Sebagai contoh, perintah atasan untuk mengerjakan “secepet mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau bahkan satu bulan.

     Isyarat – isyarat non verbal. Pada saat orang berbicara kata – katanya diikuti oleh isyarat – isyarat non verbal. Stimuli non verbal ini adalah berita – berita “biasa” yang membantu penyampaian pengertian secara akurat. Sebagai contoh, derajat kontak mata diantara para komunikator mungkin menunjukan kesukaan, minat, keterlibatan, dan agresi. Begitu juga, dengan gerakan – gerakan tubuh, mungkin menyatakan kemarahan, keinginan , atau perasaan santai. Penggunaan isyarat – isyarat non verbal tertentu yang tak tepat dan tidak konsisten akan menghambat komunikasi.

     Efektifitas saluran. Efektifitas suatu saluran komunikasi sangat tergantung pada bentuk dan tujuan informasi yang disampaikan serta keadaan masing – masing pihak yang terlibat. Saluran – saluran tertulis lebih efektif untuk menyampaikna materi - materi yang panjang dan terperinci. Komunikasi tertulis memberikan kesempatan kepada para pembaca untuk memahami dengan tingkat kecepatan dan caranya sendiri.

     Saluran saluran lisan (oral), seperti diskusi tatap muka, percakapan telephone, ceramah, atau konferensi. Terutama sangat cocok untuk komunikasi yang memerlukan penterjemahan dan penguraian agar dimengerti oleh para penerima dari tingkatan lebih bawah yang mempunyai berbagai orientasi dan keterampilan berbahasa yang berbeda – beda. Saluran lisan sangat efektif bila transmisi informasi secara cepat dan tanggapan langsung diinginkan. Dan pada umumnya lebih tepat bagi penanganan hal – hal yang sensitif dan bersifat rahasia. Di samping itu berbagai perasaan dan gagasan sering lebih akurat dikomunikasikan secara lisan daripada secara tulisan.

     Bagaimanapun juga, saluran – saluran multimedia mungkin paling sesuai dalam situasi – situasi khusus seperti penyelesaian perselisihan – perselisihan kerja, Penyampaian perubahan – perubahan kebijaksanaan pokok perusahaan, dan teguran atas penyimpangan – penyimpangan kerja.

“kebanjiran” informasi. Orang mempunyai kemampuan terbatas dalam menerima atau menyerap sejumlah informasi pada saat tertentu. Hal ini akan mempengaruhi efektivitas kelompok dan mengakibatkan  berbagai bias dalam komunikasi. metode digunakan untuk menangani kelebihan informasi :

1.    Penyaringan (filtering) setiap informasi yang masuk, seseorang menyaring informasi agar tipe informasi tertentu (yang relevan) saja yang disampaikan.

2.    Pengantrian (queuing), yaitu pemrosesan berita – berita atas dasar prioritas.

3.    Penetapan saluran ganda, yaitu penambahan saluran – saluran masukan atau keluaran